최근 우리는 혁신을 만들고 있는 로봇 스타트업과 함께 흥미로운 프로젝트를 진행했습니다. 이 회사는 로봇 제품을 판매하고, 고객 서비스(CS)부터 영업 요청까지 다양한 데이터와 문의 사항을 관리하고 있었어요. 문제는… 이 대부분의 작업을 엑셀이나 파일로 관리하고 있었다는 점이죠.
엑셀로는 한계가 있다
처음 이 미팅을 진행 했을때 고객 문의사항, 영업을 통한 요청사항, 로봇 설치 정보 등을 구글 스프레드시트/엑셀로 관리하고 있었습니다. 예를 들어, 각 업장에 설치된 로봇의 수, 모델, 사양, 업장 정보 등의 데이터가 여러 엑셀 파일에 분산되어 있었어요. 이런 환경에서는 여러 명이 동시에 데이터를 관리하는 데 한계가 있을 수밖에 없었죠. 엑셀 파일이 많아질수록, 데이터를 일관성 있게 유지하는 것도 점점 더 어려워졌습니다. 개발인력을 통해 개발하거나 ERP 프로젝트 등을 통해 해결 할 수 있지만 IT리소스는 큰 기회비용이죠!
내부 소프트웨어로 문제 해결하기
엑셀이나 스프레드시트는 소규모 작업에는 유용하지만, 기업 규모가 커지고 관리해야 할 데이터가 복잡해질수록 한계가 명확해집니다. 특히 여러 팀이 동시에 데이터를 수정해야 하거나, 데이터의 일관성을 유지해야 하는 경우에는 엑셀만으로는 효율적인 관리를 기대하기 어렵습니다. 데이터가 파편화되고 중복 관리되면 결국 데이터의 정확성이 떨어지기 때문이죠.
내부 소프트웨어를 도입하면, 기업의 중요한 데이터가 하나의 통합된 시스템에서 관리됩니다. 이렇게 구축된 시스템은 데이터의 신뢰성을 높이고, 중복과 오류를 줄이는 데 큰 도움을 줍니다. 특히 시간이 지나면서 축적된 데이터를 기반으로 인사이트를 도출하고, 이를 바탕으로 전략적인 결정을 내리기가 훨씬 쉬워집니다. 내부 소프트웨어를 통해 쌓인 데이터는 추후 대시보드로 시각화되어, 실시간으로 기업의 상황을 한눈에 파악할 수 있는 강력한 도구가 되기도 합니다. 이런 누적된 데이터를 제대로 활용하는 것이 기업의 경쟁력을 결정짓는 중요한 요소가 될 수 있습니다.
눈에 띄는 변화
이렇게 시스템이 구축되고 나자, 그 변화는 놀라웠습니다. 엑셀에서 여러 파일을 열고 수정할 필요 없이, 한 곳에서 모든 정보를 관리할 수 있게 되었죠. 협업도 훨씬 수월해졌습니다. 사본을 고치는 실수도 발생하지 않고 여러 팀원이 동시에 접근해 정확한 데이터를 실시간으로 업데이트할 수 있습니다.
또한, CS팀은 고객 문의에 더 빠르게 대응할 수 있게 되었어요. 시스템에 모든 정보가 정리되어 있으니, 필요한 데이터를 찾는 데 걸리는 시간이 크게 줄어들었거든요. 덕분에 응답 시간도 약 40% 정도 단축되었습니다.
유연한 확장성의 힘
가장 큰 장점은 시스템을 유연하게 확장할 수 있다는 점이었어요. 로우코드 플랫폼을 사용하니, 새로운 기능이나 요구 사항이 생길 때마다 손쉽게 추가할 수 있었습니다. 이 스타트업은 로봇 제품을 꾸준히 업그레이드하고 있기 때문에, 그에 맞춰 시스템도 지속적으로 발전해 나갈 수 있었죠.
데이터를 차곡차곡 쌓아가는 중요성
기업이 성장하면서 가장 중요한 자산 중 하나는 바로 데이터입니다. 데이터를 엑셀이나 스프레드시트에서 분산 관리할 경우, 그 순간에는 빠르게 처리할 수 있을지 몰라도 장기적으로 볼 때 중요한 인사이트를 얻는 데는 한계가 있습니다. 하지만 내부 소프트웨어를 통해 데이터를 통합 관리하면, 시간이 지날수록 그 데이터는 더 큰 가치를 발휘하게 됩니다. 누적된 데이터를 기반으로 대시보드 같은 시각화 도구를 사용하면, 실시간으로 비즈니스 상황을 모니터링할 수 있고, 그 데이터를 바탕으로 더 나은 의사결정을 할 수 있게 되죠.
결국, 기업이 데이터를 체계적으로 관리하고 분석할 수 있는 내부 시스템을 갖추는 것은 단순한 운영 효율성을 넘어서, 미래 성장을 위한 기반을 마련하는 것과 같습니다. 내부 시스템을 통해 차곡차곡 쌓인 데이터는 앞으로 기업이 더욱 경쟁력을 갖추는 데 중요한 역할을 할 것입니다.
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